时间管理:如何最大效率的利用自己的时间

  • 2012-07-27
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+基本介绍+
  
  时间管理英文名:Time Management
  请问,如果每天都有86400元进入你的银行户头,而你必须当天用光,你会如何运用这笔钱?
  天下真有这样的好事吗?
  是的,你真的有这样一个户头,那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富,你打算怎样利用它们呢?
 
  首先,让我们来做一个关于时间管理的测试。
  下面的每个问题,请你根据自己的实际情况,如实地给自己评分。计分方式为:选择“从不”为0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。
  1、我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。
  2、凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。
  3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。
  4、我尽量一次性处理完毕每份文件。
  5、我每天列出一个应办事项清单,按重要顺序来排列,依次办理这些事情。
  6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访,以及突然的约会。
  7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。
  8、我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。
  9、当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。
 
  结论: 0~12分:你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。
  13~17分:你试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。
  18~22分:你的时间管理状况良好。
  23~27分:你是值得学习的时间管理典范。

  知道了你自己的时间管理方面的总体水平,接下来,让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。
  浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里,我们来分析一下浪费时间的主观原因,因为,这是一切的根源。
  1、做事目标不明确。
  2、作风拖拉。
  3、缺乏优先顺序,抓不住重点。
  4、过于注重细节。
  5、做事有头无尾。
  6、没有条理,不简洁,简单的事情复杂化。
  7、事必躬亲,不懂得授权。
  8、不会拒绝别人的请求。
  9、消极思考。
 
  一项国际查表明:一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。
  看来,人人都需要掌握时间管理的方法和理念。
  那么,什么是时间管理?
  所谓时间管理,是指用最短的时间或在预定的时间内,把事情做好。
  接下来,我们来看一组数据,虽然这些数据来自美国,但对我们还是有一定参考价值的。
  人们一般每8分钟就会受到1次打扰,每小时大约7次,每天50次~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟,总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。
  每天自学1小时,7小时一周,365小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习,3~5年就可以成为专家。
  一个人如果办公桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西花1个半小时,每周要花7个半小时。
  善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。
  时间管理当中最有用的词是“不”。
  做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。
  如果你让自己一天做一件事情,你会花一整天去做;如果你让自己一天做两件事情,你也会完成它们;如果你让自己一天做12件事情,则会完成7~8件……
  数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊?我们不妨留意一下,找出一些和自己有关的时间数字,使自己始终保持危机感,警惕时间的流逝,抓紧利用好每一分、每一秒。

                                      +时间管理理论+

  有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命,再到资讯革命,时间管理理论也可分为四代。
  ●第一代的理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。
  ●第二代强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。
  ●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。
  这种做法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。
  现在,又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

                                  +时间管理的方法+

  时间管理的方法有很多,这里我们来分享集各种方法之大成的5个;

  √ 最新的时间管理概念–GTD
  GTD,Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版。
  GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
  收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作 。
  整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织 。
  组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。
  等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。
  GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作
  回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
  执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动
  

实现GTD的四种工具:
  
  网络: 资源很多,可以直接查找 如 RTM(remember the milk)
  计算机:outlook MLO lifebanlance
  PDA: MLO(wm版) lifebanlance(Palm)
  纸+笔: GTD笔记本

6点优先工作制
  该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。
  这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……
  艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那么,他一定是一位高效率人士。

 √ 帕累托原则
  这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,是那20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润,世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。
  
  根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:
  A 重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。
  B 重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。
  C 紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。
  D 既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。
 
 √ 麦肯锡30秒电梯理论
  麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

 √ 办公室美学
  秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。
  我们应当养成如下良好习惯:
  物以类聚,东西用毕物归原处;
  不乱放东西;
  把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;
  好记性不如烂笔头,要勤于记录;
  处理文件的3个环节:第一,迅速回复。第二,迅速归档,以免文件弄乱或弄丢。第三,及时销毁。没用的文件要及时处理掉,以免继续浪费空间和时间。

 √ 莫法特休息法
  《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌:第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。
  莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。
  “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果每隔一段时间就变换不同的工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

                                  +时间管理的重要性+

  最近这段时间,我越来越感觉到时间管理的重要性。因为在我日常的生活中,由于疏忽对时间的管理利用,让自己做一些事没有头绪,有时在电脑面前一呆就是几个钟,这对于自己的身体都是极为不利的。
  针对这些,自己对自己以后的时间进行一下管理,约束。
  1、每天晚上看一下自己的邮件,并回复一下邮件,对于国际电子商情一些商业情报信息及商业视进野信息进行简单阅读。
  2、每周登录一下自己的博客,并将自己的一些工作体会,写成文字,便于以后学习。
  3、不定期的发发邮件或QQ给周围的认识的人,保持一定的联系。
  4、在五月份,对自己在网站上的所有商务信息,进行完善。
  5、每天抽一些时间来关心一下我的女朋友,跟她聊聊天,享受生活乐趣。
  时间必须要善于去运用,不然自己会在人生的大海中迷失方向。
  6.每天都应该做预习工作,这样学习起来就会很轻松。

                                                               +12种时间管理方法+

  1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。
  2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。
  3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。
  4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。
  5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。
  6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。
  7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。
  8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急,是高效的开始。
  9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。
  10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。
  11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。
  12、学会说”不”。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说”不”。

                                        +时间管理十一条金律+

 √ 金律一:要和你的价值观相吻合
  你一定要确立个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对你最重要,当你价值观不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对你来说最重要的事。

 √ 金律二:设立明确的目标
  成功等于目标,时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。

 √ 金律三:改变你的想法
  美国心理学之父威廉•詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成它实在讨厌,所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得马上动手,好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机,迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯,只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件率。然后,从明早开始,每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。

 √ 金律四:遵循20比80定律
  生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些事情,那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要,而不是最紧急的事情上,然而一般人都是做紧急但不重要的事。

 √ 金律五:安排“不被干扰”时间
  每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,把自己关在自己的空间里面思考或者工作,这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好。
 
 √ 金律六:严格规定完成期限
  巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法则》(Parkinsons Law)中,.写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作,你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。
 
 √ 金律七:做好时间日志
  你花了多少时间在做哪些事情,把它详细地记录下来,早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间,搭车花了多少时间,出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来,你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。

 √ 金律八:理解时间大于金钱
  用你的金钱去换取别人的成功经验,一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象,因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起,他花了40年时间成功,你跟10个这样的人交往,你不是就浓缩了400年的经验?

 √ 金律九:学会列清单
  把自己要做的每一件事情都写下来,这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住,而当你看到自己长长的list时,也会产生紧迫感。
 
 √ 金律十:同一类的事情最好一次把它做完
  假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

 √ 金律十一:每1分钟每1秒做最有效率的事情
  你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(司晋升)

                                                    +++++几款在线的时间管理工具+++++

※rescuetime※
  rescuetime是一个基于web的时间管理工具(目前在公开测试)它能准确的判断你花费了多少时间, 不用你录入数据,不用你费劲就可以收集你的事务数;迅速而即时的数据分析。例如你在WORD输入和排版上用了多少时间,你在浏览网页上用了多少时间,你在一些IM沟通上用了多少时间等;通过每日或每周对你完成目标的情况作出总结。你的时间管理是否到位,做得好与坏一目了然;用了这个工具之后你会觉得你的工作效率提高了,比别人更勤奋了。
 
※propelr※   Propel’r 是一款基于互联网的时间管理工具,是一种“完成事”的方法学,简称:GTD(Getting Things Done).这款工具不仅可以提高你个人的工作效率,还可以和你的客户和同事一些协作完成项目。Propel’r可以减少思考安排时间的时间,因为它已经帮你完成了,你只需去做就可以了。Propel’r提供了一种通过协同工作而从大规模项目运作中解脱出来的办法。
 
※intervals※  
     intervals为你提供一个能让你集中在你的项目上,跟踪你的工作时间,管理你的任务个性化空间,它的功能很强大,具有以下特点:跟踪时间,做理性的人、管理任务,排脱混乱的状态、项目管理、文档或文件的存储 等

※tick※(这个链接我没找到,sorry哦~)
  什么叫跟踪时间?tick给我们的解释是:时间的跟踪就是让你不要做太多的事情,是让你学会恰当的时间做恰当的事。Tick给你解决的问题就是通过分析来减少麻痹给你带来的损失;告诉你什么是最重要的事情;在这里你不需要复杂的表格和难懂的理论,只有最简单和你能承受的反馈信息。Tick 除了便签等记事提醒基本功能之余,强调了在时间轴上对时间的管理和预测。
  下面还有一些是通过便签和待办事项来达到在线时间管理的,介绍两个,象google日历和待办工具来实现的就不介绍,你自己试着做一下吧。

※backpack※(马甲无能,sorry~)
  Backpack 是一个简单的网络服务,Backpack具有日历和提醒功能,可把你想做的事情做成一个清单给你发送电子邮件或通知到你的手机上,时间可以自己来定。当然,你也可以把你的任务计划发给你的同事或朋友与他们一起共享。Backpack使用了Ajax接口,让你的想法或计划随手而成,很方便。

※scheduler-lenovo※  
    Scheduler 是联想试验室出品的在线时间管理工具。Scheduler可以帮助用户建立日程并进行跟踪而且可以通过Email及MSN的方式提醒用户即将到来的日程。 Scheduler还提供了完整的计划制定、跟踪和回顾的机制,帮助用户制定计划并分解长期的目标将之转化成日程。[2]

                                                                +时间管理法则+

  1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。
  2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。
  3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。
  4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。
  5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。
  6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。
  7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。
  8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急,是高效的开始。
  9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。
  10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。
  11、巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

   +13种时间管理的方法+
 
  1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。
  2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。
  3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。
  4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。
  5、要具有灵活性。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。
  6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。
  7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。
  Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do), then concentrate on efficiency (doing it right).
  8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。
  9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。
  10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。
  11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。
  12、学会说”不”。一旦确定了哪些事情是重要的,对那[3]些不重要的事情就应当说”不”。
  13、奖赏自己。即使一个小小的成功,也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言,事情成功之后一定要履行诺言。

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