如何使用记事本(四)

  • 2012-08-21
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1.4 弄清楚自己是如何利用时间的 (发现问题)
现在你已经开始每天携带记事本了。在记录的过程中,想必你已经发现了许多问题,但是先不用太着急做时间和事件效率的改进(还记得循序渐进原则吗?),首先还是要搞清楚问题到底在哪里?
观察一下你的时间都是花在什么地方了,当你效率很高的时候你在做什么,当你效率很低的时候,又是为什么?什么事情是让你兴奋地,迫不及待要进行的?又是什么事情是你想了好久,但是始终无法开始的。有什么事情是你连想起来都觉得头疼的。
你要像一位严谨的实验室的科学家,以一个旁观者的角度,客观地分析自己的行为。看看自己是如何利用时间的,找出问题的症结所在,有了病根,对症下药就变得很简单了。 
而这一切,都要用记事本记录下来,就像医生的问诊记录,就像实验室的实验记录,有明确的事件内容和时间的记录,就能发现许多困扰你已久的问题。

1.4.1 连续记录4天,对每一个事件做一个记录
现在的你已经能够天天携带记事本了,也会把所有的事件都一一记录下来了。现在我们需要一种更为精确的事件和时间的记录。大约以15分钟为间隔。
有人说,上一章你还说,事件的记录不要超过30分钟,否则没有意义呢。这是对的,因为在日常的工作中,我们实际上没有那么多时间来做记事本的工作。但是现在是问题的分析阶段,需要非常详细的数据资料来进行问题的分析。
连续记录4天,给三天中的所有活动都做一个记录。建议这4天是比较能够反映出你典型生活的4天。假如说你是从事销售工作的人员,他的典型生活是拜访客户,整理资料,跟团队成员讨论客户的需求并针对性地提供方案。但如果这4天正好是公司培训的时候,那无法充分反应出他日常工作的内容,因此就不能作为今后以后改善的依据。或者说作为一名大学生,典型生活就是上课听讲,然后安排时间复习,或学英语,还有娱乐的时间。但是如果正好是考试期间,那肯定就无法作为典型生活作为改善。
另外,如果想对自己的周末有一个规划,也可以连续两个周末,对自己所做的事件和花费的时间进行分析,这样也可以很好地看出自己周末的时间到底消耗在哪里。

1.4.2 建立常规事件的标杆时间
连续记录4天之后,可以看出有一些是每天都会花费时间去做的事件。典型的例如“交通”“收发邮件”,“接听电话”“开例会”等。
将每一天花费在这些活动上的时间进行统计和累加,然后将这个总数除以4,就可以得到每一种活动所花费的平均时间,也就是“标杆时间”。
为了使标杆时间更具有说服力,可以在统计时间的时候选择更为典型的日子。例如,有些公司的例会是在周一召开的,那周二周三周四所记录的时间就无法进行“例会”时间的总计和平均。这样的话,不如记录4周中,每个周一的事件,这样,4个“例会”时间进行累积,再除以4,就可以得出“例会”的标杆时间。
标杆时间是一个基础标准,就像我们小时候,在家里的墙壁旁边刻的那道刻度,不断超过那条线,就证明我们不断在长高。通过记事本的一系列技巧,我们会发现,我们用于典型事件的时间会越来越少,从而使我们真正拥有“高效”的力量,改善我们的生活状态。

1.4.3 事件的标杆时间记录需要经常进行
标杆时间不仅仅是在记事本初级阶段来单独进行的。实际上,在每隔一段时间,例如3个月或者半年,都应该以更小的时间间隔,记录自己的所进行的事件的标杆时间。
这有两个原因:一方面是随着时间的流逝和记事本技巧的改进,个人的时间效率会越来越高。这时候需要制定新的标杆时间,来激励自己向更高的目标挑战。
另一方面,随着时间过去,每个人的工作和学习内容也会有所不同,事件发生了变化,事件的标杆时间自然也发生了变化。因此需要更具新的事件内容来进行调整。
在你的记事本上,保留每次进行标杆时间统计的记录,这些记录,就像你拥有的那些美丽回忆的照片一样,将会记录着你一步一步,变成更好的自己的美好回忆。

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